Datenschutzhinweise

1 Allgemeine Informationen

1.1 Anwendungsbereich dieser Datenschutzinformationen

Diese Datenschutzinformationen gelten für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Mieter (unseres Kunden), der sich an uns wegen der Reparatur eines Schadens wendet. Erfasst sind dabei nur die (technischen) Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unseres Call-Centers sowie des „kleinreparatur.de“-Portals zur Schadensmeldung, welches unserem Kunden zugewiesen ist.

Wichtiger Hinweis:

Nicht erfasst von diesen Datenschutzinformationen sind hingegen die von uns vorgenommen Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Schadensmeldung sowie der Abwicklung und Abrechnung von Reparaturleistung gegenüber unseren Kunden. Insoweit verweisen wir auf die Datenschutzinformationen des betreffenden Kunden (= Ihr Vermieter bzw. Ihre Wohnungsbaugesellschaft), der insoweit datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist (vgl. dazu auch den „Wichtigen Hinweis“ unter Ziff. 1.2)

1.2 Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche

Im Anwendungsbereich dieser Datenschutzvorschriften (siehe oben Ziff. 1.1) sind die für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten datenschutzrechtlich Verantwortlichen:

B&O Service AG

Anne-Frank-Straße 64

83043 Bad Aibling

gemeinsam mit

dem jeweiligen, mit der B&O Service AG verbundenen Unternehmen der B&O Service Gruppe, das mit ihrem Vermieter bzw. ihrer Wohnungsbaugesellschaft einen Vertrag über die Reparatur von Schäden abgeschlossen hat.

Sie können die entsprechende Gesellschaft bei ihrem Vermieter bzw. ihrer Wohnungsbaugesellschaft erfragen. Die Kontaktdaten der entsprechenden B&O Service Gesellschaft finden Sie im Anhang dieser Datenschutzinformationen.

(im Folgenden „wir“ oder „uns“).

Wichtiger Hinweis:

Im Übrigen, d. h. für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Schadensmeldung, der Abwicklung der Reparatur des Schadens in Ihrer Wohnung sowie zur Abrechnung der Reparatur gegenüber unserem Kunden liegt die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit beim betreffenden Kunden (= Ihr Vermieter bzw. Ihre Wohnungsbaugesellschaft). Die B&O Service AG und das entsprechende Unternehmen der B&O Service Gruppe, welches mit Ihrem Vermieter einen entsprechenden Vertrag zur Reparatur von Schäden geschlossen hat, verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang nur im Auftrag und auf Weisung Ihres Vermieters bzw. Ihrer Wohnungsbaugesellschaft und sind insoweit nur (Unter-) Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 4 Nr. 8 DSGVO.

1.3 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt, dessen Kontaktdaten nachfolgend aufgeführt sind:

Martin Macht

B&O Service AG

Anne-Frank-Straße 64

83043 Bad Aibling

E-Mail: datenschutz@boservice.de

1.4 Definitionen

Dieser Datenschutzinformation liegen folgende zentrale datenschutzrechtliche Begriffe zugrunde, die wir zum leichteren Verständnis nachfolgend dargestellt haben:

DSGVO meint die EU-Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG).

BDSG meint das Bundesdatenschutzgesetz (Art. 1 des Datenschutz-Anpassungs- und -Umsetzungsgesetzes EU – DSAnpUG-EU, BGBl. I 2017 Nr. 44) in seiner jeweils aktuellen Fassung. Es ist gleichzeitig mit der DSGVO in Kraft getreten und konkretisiert die Vorschriften der DSGVO in Teilbereichen (z. B. die Datenverarbeitung von Mitarbeitern durch den Arbeitgeber).

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden.

B&O Service Gruppe im Sinne dieser Datenschutzinformationen bedeutet alle nach § 15 Aktiengesetz mit der B&O Service AG verbundenen Unternehmen aus der B&O Service Gruppe. Ausgenommen hiervon sind die verbundenen Unternehmen der B&O Technologie Gruppe sowie der B&O Bau- und Gebäudetechnik Gruppe. Eine Auflistung aller zur B&O Service Gruppe gehörenden Unternehmen befindet sich Anhang zu diesen Datenschutzinformationen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Besondere Kategorien von personenbezogenen Daten sind personenbezogener Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

(Daten-)Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.


2 Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten

Die nachfolgenden Informationen beschreiben die Modalitäten unserer Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (u. a. Zwecke und Rechtsgrundlagen, Speicherdauer, Empfänger(kategorien) etc.) zu nachfolgenden Zwecken bzw. in nachfolgenden Situationen:

2.1 Telefonische Schadensmeldung

2.1.1 Aufzeichnung von Gesprächen

Verarbeitete Datenkategorien:
  • Identifikationsdaten (u. a. Name, Vorname)
  • Kontaktdaten (Telefonnummer)
  • Gesprächsinhalt (u. a. Details zum gemeldeten Schaden, Terminvereinbarung etc.)
Zweck(e) und Rechtsgrundlage(n):

Qualitätskontrolle zur Serviceverbesserung (Rechtsgrundlage: Ihre vorherige Einwilligung in die Gesprächsaufzeichnung und automatisierte Auswertung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) i.V.m. Art. 7 DSGVO)

Empfänger(kategorien):
  • Mit der Qualitätssicherung betraute Mitarbeiter der B&O Service AG
  • Provider unserer cloudbasierten Telefonanlage
Speicherdauer:

6 Monate

Wichtiger Hinweis:

Die von Ihnen zur Schadensmeldung und Reparaturterminfindung angegebenen personenbezogenen Daten, werden von uns nur im Auftrag unseres Kunden (= Ihr Vermieter bzw. Ihre Wohnungsbaugesellschaft) verarbeitet. Bezüglich dieser Daten (z. B. Name, Adresse, etc.) sind nicht wir, sondern Ihr Vermieter bzw. Ihre Wohnungsbaugesellschaft datenschutzrechtlich verantwortlich (siehe dazu bereits die „Wichtigen Hinweise“ unter Ziff. 1.1 und 1.2).

2.1.2 Nutzung Voice-Bot

Verarbeitete Datenkategorien:
  • Identifikationsdaten (u. a. Name, Vorname)
  • Kontaktdaten (Telefonnummer)
  • Gesprächsinhalt (u. a. Details zum gemeldeten Schaden, Terminvereinbarung etc.)
Zweck(e) und Rechtsgrundlage(n):

Erhöhung der Serviceverfügbarkeit und Verkürzung der Reaktionszeiten durch Einsatz eines elektronischen Sprachassistenten (Voicebot) zur automatisierten Anrufbearbeitung, insbesondere Anruferverifizierung. Der Voicebot ermöglicht es Ihnen, in natürlicher Sprache mit unserem System zu kommunizieren, ähnlich wie mit einem Menschen. Hierfür wird das Gespräch mit dem Voicebot, d.h. Ihr Input und der Output des Voice-Bots, transkribiert und gespeichert. (Rechtsgrundlage: Ihre vorherige Einwilligung in die Transkription des Gesprächs gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) i.V.m. Art. 7 DSGVO). Die Einwilligung gilt ausschließlich für das aktuell geführte Gespräch.

Die Nutzung des Voicebots erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie den Voicebot nicht nutzen wollen, können Sie gerne mit einem unserer Service-Mitarbeiter telefonieren. Um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, teilen Sie uns vertrauliche und personenbezogene Daten bitte nur an den Stellen im Voicebot mit, an denen wir Sie ausdrücklich nach diesen fragen.

Empfänger(Kategorien):
  • Provider der KI-Lösung
Speicherdauer:

6 Monate

Wichtiger Hinweis:

Die von Ihnen zur Schadensmeldung und Reparaturterminfindung angegebenen personenbezogenen Daten, werden von uns nur im Auftrag unseres Kunden (= Ihr Vermieter bzw. Ihre Wohnungsbaugesellschaft) verarbeitet. Bezüglich dieser Daten (z. B. Name, Adresse, etc.) sind nicht wir, sondern Ihr Vermieter bzw. Ihre Wohnungsbaugesellschaft datenschutzrechtlich verantwortlich (siehe dazu bereits die „Wichtigen Hinweise“ unter Ziff. 1.1 und 1.2).

2.2 Nutzung des Portals für Online-Schadensmeldung ("*.kleinreparatur.de“)

Verarbeite Datenkategorien:

Wichtiger Hinweis:

Die von Ihnen zur Schadensmeldung und Reparaturterminfindung eingegebenen personenbezogenen Daten, werden von uns nur im Auftrag unseres Kunden (= ihr Vermieter bzw. ihre Wohnungsbaugesellschaft) verarbeitet. Bezüglich dieser Daten (z. B. Name, Adresse, etc.) sind nicht wir, sondern ihr Vermieter bzw. ihre Wohnungsbaugesellschaft datenschutzrechtlich verantwortlich (siehe dazu bereits die „Wichtigen Hinweise“ unter Ziff. 1.1 und 1.2).

Zwecke(e) und Rechtsgrundlage(n):

Empfänger(kategorien):

Speicherdauer:

Widerspruchsmöglichkeit(en):

Wenn Sie dem Browser die Berechtigung erteilt haben, Ihren Standort immer an eine Website weiterzugeben, können Sie diese Berechtigung widerrufen. Folgen Sie dazu der Anleitung Ihres Browsers (Stichwort: z. B. Standort).

2.3 Datenverarbeitung mittels Cookies

Allgemeine Informationen zu Cookies

Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die im Browser Ihres verwendeten Endgeräts gespeichert werden, wenn Sie unsere Website besuchen. Durch Cookies können Ihre Aktionen und Einstellungen auf unseren Webseiten gespeichert und ausgelesen werden. Es erfolgt insoweit jedoch keine unmittelbar personenbezogene Zuordnung zu Ihnen, sondern nur zu einer sog. Cookie-ID (Pseudonym). D. h. Ihr Name, Ihre IP-Adresse oder ähnliche Daten, die eine Zuordnung des Cookies zu Ihnen ermöglichen könnten, werden nicht in dem Cookie hinterlegt.

Wir verwenden Cookies, die von Server unserer Domains gesetzt werden.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der eingesetzten Cookies

Speicherdauer und Löschen von Cookies

Unsere Cookies werden entweder nach Ablauf der Browsersitzung (sog. „Session Cookies“) oder nach Ablauf einer definierten Laufzeit (sog. „Persistente Cookies“) automatisch gelöscht. Details zur etwaigen Laufzeit der eingesetzten Cookies können Sie in den Cookie-Einstellungen ihres Browsers einsehen. Dort haben Sie auch jederzeit die Möglichkeit einzelne oder alle Cookies zu löschen.

Verhinderung / Einschränkung von Cookies

Über ihren Browsereinstellungen können Sie die Speicherung von (bestimmten) Cookies einschränken oder ganz verhindern. Genauere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Anleitung bzw. Hilfefunktion Ihres Browsers. Unsere Website kann grundsätzlich auch nach der Einschränkung/Deaktivierung von Cookies in den Browsereinstellungen weiter besucht und genutzt werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass insbesondere eine vollständige Deaktivierung von Cookies zu eingeschränkten Funktionalitäten unserer Website führen kann.

Ihr Browser verfügt darüber hinaus im Regelfall auch über die Möglichkeit, die Aktivitätenverfolgung (z. B. mittels Pixel-Tags und JavaScript) zu verhindern. Genauere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte ebenfalls der Anleitung bzw. Hilfefunktion Ihres Browsers.

2.4 KI-gestützte Kategorisierung von Schadensmeldungen

Verarbeitete Datenkategorie

Informationen aus der Schadenbeschreibung. Es werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet, außer wenn entgegen dem ausdrücklichen Hinweis persönliche Informationen in die Schadenbeschreibung aufgenommen wurden.

Zwecke und Rechtsgrundlage

Effiziente Zuordnung von Schadensbildern in definierte Schadenskategorien und Leistungskataloge (Rechtsgrundlage: Art. 6 | 1 f) DSGVO.

Empfängerkategorien

Microsoft Ireland Operations, Ltd. Soweit bei der Nutzung des Services überhaupt (personenbezogene) Daten zur Microsoft Corporation in die USA übermittelt werden, ist durch die Selbstzertifizierung der Microsoft Corporation unter das EU-US Data Privacy Framework ein adäquates Datenschutzniveau nach Art. 45 DSGVO gewährleistet.

2.5 Stromkostenerstattung

Verarbeite Datenkategorien

Zwecke(e) und Rechtsgrundlage(n)

Erstattung von Stromkosten für Schadensreparatur (Rechtsgrundlage: Art. 6 I 1 b) DSGVO)

Empfänger(kategorien)

Speicherdauer

Rechnungen und Buchungsbelege werden aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen bis zu 10 Jahre aufbewahrt.


3 Ihre Datenschutzrechte uns gegenüber

Sie können die nachfolgend beschriebenen Rechte (Ziffer 3.1 – Ziffer 3.3) uns gegenüber geltend machen (Ziffer 3.4).

3.1 Recht auf Widerruf von erteilten Einwilligungen

Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen. Wir verarbeiten die diesbezüglichen personenbezogenen Daten dann zukünftig nicht mehr. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt davon unberührt.

3.2 Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten

Sie können nach Maßgabe der DSGVO jederzeit von uns verlangen, dass wir

3.3 Recht auf Widerspruch

Nach Ziffer 2. verarbeiten wir ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (z. B. IT-Sicherheit; Serviceverbesserung).

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben , jederzeit gegen Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten, die auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erfolgen, Widerspruch einzulegen.

Wir werden Ihre Daten dann für diese(n) Zweck(e) nicht mehr verarbeiten, sofern nicht unsere schutzwürdigen Interessen überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

3.4 Geltendmachung Ihrer Rechte

Um die genannten Datenschutzrechte uns gegenüber geltend zu machen, richten Sie sich bitte ein betreffendes Begehren unter Angabe Ihres Vor- und Nachnamens sowie der Bezeichnung der Stelle, auf die Sie sich beworben haben, per E-Mail an datenschutz@boservice.de oder postalisch an Datenschutzbeauftragter, B&O Service AG, Anne-Frank-Straße 64, 83043 Bad Aibling.

Wenn Sie uns gegenüber Ihrer Rechte geltend machen, verarbeiten wir wiederum ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung ihrer Anfrage. Diese Datenverarbeitung ist zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).


4 Beschwerderecht bei Datenschutzaufsicht

Unbeschadet Ihrer soeben beschrieben Rechte uns gegenüber, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht) beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch uns gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

5 Änderungen dieser Datenschutzinformationen

Wir behalten uns vor, den Inhalt der Datenschutzinformationen zu ergänzen und zu ändern. Die aktualisierte Datenschutzinformation gilt ab dem Zeitpunkt, in dem wir sie Ihnen zur Verfügung stellen.

***

Anhang

Gesellschaft

Kontaktinformationen

B&O Assistance GmbH

Anne-Frank-Str. 64, 83043 Bad Aibling

B&O Die Handwerker GmbH

Pankstr. 8 Haus 5 Aufgang J, 13127 Berlin

B&O Service Bayern GmbH

Landsberger Straße 398, 81241 München

B&O Service Berlin GmbH

Pankstr. 8 Haus 5 Aufgang J, 13127 Berlin

B&O Service Hamburg GmbH

Friedrich-Ebert-Damm 143, 22047 Hamburg

B&O Service Niedersachsen GmbH

Schützenallee 3, 30519 Hannover

B&O Service NRW GmbH

Lohrheidestr. 5-9, 44866 Bochum

B&O Service Salzgitter GmbH

Gustav-Hagemann-Straße 28, 38229 Salzgitter

B&O Service Baden-Württemberg GmbH

Niersteiner Str. 5, 70499 Stuttgart

B&O Service Hessen GmbH,

Philipp-Reis-Str. 7, 63303 Dreieich

B&O Service AG

Anne-Franke-Str. 64, 83043 Bad Aibling